Ce que coute vraiment une course non partagee, poste par poste

Vous savez compter une course. L’enjeu ici: mesurer le coût réel d’une course individuelle qui aurait pu être partagée, en euros, avec vos kilomètres, vos heures d’immobilisation et vos heures de régulation.

Voici une méthode praticable, sur un mois et consolidée sur douze mois glissants: calculer deux unités, ventiler les postes directs, ajouter les cachés, chiffrer l’écart de rémunération du transport partagé, puis tenir un tableau de bord court. Reconductible, sans récit ni approximation.

Poser la bonne unité de mesure avant de calculer

Le coût au kilomètre

Premier pilier, le coût au kilomètre parcouru. On additionne sur douze mois glissants les charges variables, puis on divise par les kilomètres réellement roulés, tous trajets confondus. Dans la plupart des exploitations: carburant, pneumatiques, entretien proportionnel aux kilomètres, et part d’amortissement imputée au roulage si vous la suivez ainsi. Le kilomètre de retour à vide est inclus dans le dénominateur: il use autant qu’un kilomètre facturé.

Source: vos factures, pas un barème externe. Exportez la comptabilité fournisseur sur douze mois, regroupez par poste, corrigez des avoirs, et extrayez le kilométrage réel depuis journaux de bord ou relevés d’atelier. Le résultat est un coût moyen au kilomètre d’entreprise, pas d’un véhicule isolé: celui qui sert à arbitrer une course.

Le coût à l’heure de véhicule immobilisé

Deuxième pilier, le coût à l’heure de véhicule engagé, conducteur compris. Sur douze mois glissants, agrégerez salaires et charges du conducteur, assurance, taxe et parking suivis au temps, part de frais généraux affectée au parc, et amortissement si imputé au temps. Divisez par les heures d’engagement: prise de service, acheminement, attente pendant la séance, retour. Ce coût horaire valorise une heure perdue sur place ou en régulation.

Pour suivre l’engagement, appuyez-vous sur feuilles de route et horaires de séance. Sans relevé précis, mesure simple: heures entre première prise en charge et dernière dépose, chaque jour, par véhicule. Sur trois mois, la moyenne est déjà robuste, puis consolidez sur douze.

Les postes directs, ceux que tout le monde voit

Carburant et pneumatiques

Le carburant part des factures réelles: totalisez les achats, soustrayez les pleins de fin d’exercice reconstitués si besoin, et reportez en annuel. Les pneumatiques se ramènent à la durée de vie constatée: nombre de trains montés sur douze mois ou, mieux, coût par kilomètre issu de l’atelier. Ces deux postes forment souvent l’essentiel du coût au kilomètre.

Ne lissez pas « au feeling ». Utilisez les montants réglés, puis corrigez au trimestre si une hausse apparaît. L’objectif n’est pas la perfection, mais une base stable pour comparer individuel vs partagé.

Entretien, amortissement et assurance

L’entretien périodique se ventile au kilomètre quand il suit les intervalles constructeur. Les réparations exceptionnelles se traitent en à-coups, mais sur douze mois glissants le lissage rejoint la réalité. L’amortissement: au kilomètre si vous renouvelez vite, à l’heure si l’immobilisation pèse dans votre modèle. L’assurance de flotte se rattache plutôt à l’heure ou au véhicule; si vous la ventilez au kilomètre pour simplifier, documentez l’hypothèse.

Pour structurer la collecte, tenez un tableau unique et reconductible. Il évite les oublis et force la cohérence dans le temps.

Les postes cachés, ceux qui font la différence

Le retour à vide

Un aller simple non partagé crée presque toujours un retour à vide jamais facturé. Ce kilométrage pèse autant que les kilomètres facturés dans le coût au kilomètre. Mesurez-le: faites apparaître sur chaque feuille de route le dernier point de dépose et le lieu de remise en service; additionnez ces tronçons sur un mois; valorisez-les au coût au kilomètre établi. Ce poste diminue quand la course est partagée et l’itinéraire se compacte.

Ne sous-estimez pas ces trajets d’appoint entre deux prises en charge: ils expliquent souvent l’écart entre marge théorique et marge réelle par véhicule.

Le temps d’attente entre deux prises en charge

Pendant une séance de dialyse, de radiothérapie ou de rééducation, véhicule et conducteur sont immobilisés. Valorisez cette attente avec le coût horaire ci-dessus. Notez la durée réelle sur vos feuilles de route, centre par centre, et faites la somme mensuelle. Exprimé en euros, ce poste dépasse souvent le carburant dans les entreprises à forts transports itératifs.

Le partage l’atténue: un aller et un retour pour deux patients, des attentes qui se superposent, moins de trous de planning. On ne supprime pas l’immobilisation, on la mutualise.

Le temps de régulation manuelle

Construire des binômes au crayon prend un temps non facturé. Pour le chiffrer, mesurez une semaine ordinaire: heures à croiser heures de branchement, adresses, durées de séance, contraintes fauteuil ou oxygène. Multipliez par quatre pour estimer le mois, valorisez au coût horaire du dirigeant. Comparez ensuite avec un montage assisté: le différentiel d’heures, reconduit sur douze mois, devient un levier de marge.

Pour un pas à pas côté méthode, voyez tableau blanc, tableur ou moteur d’appariement pour monter vos binômes. Vous y trouverez les limites d’un planning manuel quand le taux de partage devient un objectif chiffré.

• Mesurer chaque semaine les retours à vide en kilomètres.
• Noter les temps d’attente réels centre par centre.
• Journaliser les heures de régulation consacrées aux séries itératives.
• Convertir ces trois postes en euros avec vos deux unités.

Le manque à gagner sur la rémunération

Le transport partagé, tel qu’encadré par l’Assurance Maladie, rémunère au total mieux que deux transports individuels, avec un abattement par patient supplémentaire. Le principe est décrit sur ameli.fr et s’inscrit dans le cadre des articles R. 322-10 et suivants du code de la sécurité sociale, consultables sur Legifrance. Montants et modalités varient selon territoire et nature du transport: d’où l’intérêt de calculer l’écart avec votre grille en vigueur, et de le réactualiser à chaque évolution tarifaire.

Méthode reproductible: pour une série itérative donnée, calculez, sur la période, un, le total facturable en courses individuelles; deux, le total en transport partagé avec l’abattement prévu pour le second patient, et, le cas échéant, pour un troisième. La différence est le manque à gagner quand le binôme n’est pas monté. Neutralisez l’effet distance en faisant l’exercice par centre, puis additionnez.

Gardez en tête les conditions préalables: prescription médicale de transport conforme, bon de transport, compatibilité horaire et médicale, et, le cas échéant, coordination avec le centre. Pour un rappel clair des règles, relisez les règles du transport partagé en taxi conventionné.

Le coût indirect du taux de partage bas

Le temps passé à se justifier

Quand la caisse interroge votre taux de partage, on vous demande d’expliquer des courses individuelles: contexte, horaires, compatibilités manquées. Sans trace écrite, vous relisez la facturation, appelez les patients, recherchez des feuilles de route et rédigez une réponse. Chronométrez ce travail: extraction, recherche, appels, rédaction. Multipliez par le nombre de dossiers annuels, valorisez au coût horaire du dirigeant. Ce poste grimpe vite et n’apporte aucun chiffre d’affaires.

À l’inverse, une attestation mensuelle de taux de partage, tenue au fil de l’eau, coupe court. Feuilles de route, refus horodatés et motifs de non-partage, agrégés une fois par mois, rendent la discussion factuelle, sans fouille rétrospective.

La reconstitution de pièces après coup

Reconstituer un bon de transport manquant, retrouver un horaire de branchement, justifier un refus de partage exprimé par un patient: tout cela consomme des heures. Faites l’exercice sur le dernier contrôle: listez les pièces recherchées, additionnez le temps par type de pièce, valorisez au coût horaire. Comparez avec un relevé continu qui crée automatiquement une fiche de refus datée et motivée quand un patient décline un partage: l’écart en heures se convertit immédiatement en euros économisés.

Un bon dispositif documentaire n’applique pas la réglementation, il l’éclaire. En cas de doute sur les textes, reportez-vous au cadre général cité plus haut et sécurisez l’archivage des feuilles de route signées et des bons de transport.

Le tableau de bord à tenir chaque mois

Pour piloter sans y passer la semaine, tenez un tableau de bord à six lignes, mis à jour en fin de mois. Il se lit en deux minutes et suffit à déclencher des arbitrages. Voici la structure, prête à l’emploi.

• Kilomètres totaux parcourus, tous trajets confondus.
• Kilomètres à vide, retours et inter-courses non facturables.
• Nombre de courses réalisées, dont itératives.
• Nombre de courses partagées, binômes et trinômes effectifs.
• Taux de partage, défini localement, par exemple part des courses éligibles effectivement partagées.
• Écart de rémunération estimé, en comparant individuel vs partagé sur les séries principales.

Lisez-le en dynamique: comparez les trois derniers mois, vérifiez si les kilomètres à vide baissent quand le nombre de courses partagées monte, et si l’écart de rémunération estimé suit. Si la tendance s’inverse, retournez au poste qui déraille: attente, compatibilité horaire ou construction de binômes.

Pour industrialiser le suivi, vous pouvez confier le cumul mensuel, le chiffrage en euros par proposition de binôme et l’attestation de taux de partage à les formules Binomya. Pour la préparation concrète du vendredi, relisez la checklist du vendredi avant d’envoyer les feuilles de route, elle cadre la semaine suivante.

Synthèse: chiffrer, décider, documenter

Une course non partagée coûte deux fois: en kilomètres et en heures invisibles. En posant vos deux unités (kilomètre et heure engagée), puis en ventilant postes directs et cachés, vous ramenez la discussion à des euros vérifiables. Ajoutez l’écart de rémunération du transport partagé tel qu’encadré par l’Assurance Maladie: vous tenez un arbitrage robuste, course par course et véhicule par véhicule.

Clé: la régularité. Un tableau de bord court mis à jour chaque mois, des feuilles de route qui tracent attentes et refus, des binômes montés avant le week-end. Si vous avez des séries de dialyse à organiser, voyez aussi comment construire un binôme de dialyse à partir des heures de branchement. Le chiffrage suit et la marge remonte.