La checklist du vendredi avant d envoyer les feuilles de route

Le vendredi après midi, on ferme la semaine suivante. Mal noté ce jour là se paie le lundi à 6 heures en appels, détours et courses individuelles. La bonne méthode: une checklist unique, toujours la même, avec les mêmes pièces rangées au même endroit. Vous gagnez du temps, prouvez votre taux de partage, tenez votre marge véhicule par véhicule.

Ce guide concerne un parc de 1 à 8 véhicules sanitaires légers ou taxis conventionnés en séries itératives: dialyse, radiothérapie, chimiothérapie, rééducation. Vous y trouverez les contrôles à passer dans l’ordre, les questions à se poser et ce qu’il faut garder en preuve. À la fin, une checklist à imprimer et à plastifier pour cocher chaque vendredi.

Avant tout: les changements reçus dans la semaine

Les modifications de roulement communiquées par les centres

Commencez par ce qui a bougé. Les coordinateurs de transport des centres de dialyse ou de radiothérapie appellent pendant la tournée: créneau de branchement avancé de 30 minutes, séance reportée, patient pris en charge par l’hôpital pour une semaine. Messages par téléphone, SMS ou papier glissé au retour: regroupez-les dans un seul registre, toujours le même: carnet, feuille, ou mieux, une saisie unique dans l’outil de régulation.

Quatre vérifications d’entrée: 1) changements de créneaux signalés par les centres, 2) patients hospitalisés ou en fin de protocole, 3) nouvelles prescriptions médicales de transport reçues dans la semaine, 4) séries à échéance selon la date du bon de transport. Sans cette mise à jour, vous générez des courses individuelles faute de compatibilité horaire réelle et construisez des binômes fragiles.

Les entrées et sorties de patients

Notez les nouvelles entrées: nom, adresse exacte, étage ou digicode, centre, jours de séance, heures de début et de fin, fauteuil ou non, oxygène, accord préalable si longue distance. Pour les sorties, validez la date de fin de protocole et la dernière présence. Archivez chaque document utile: la prescription médicale de transport, le bon de transport signé, les messages des coordinateurs de soins. Objectif: aucune surprise le lundi, ni patient oublié, ni séance fantôme au planning.

Les contraintes matérielles, véhicule par véhicule

Avant de monter les binômes, verrouillez le réel matériel. Un planning joli ne vaut rien si le véhicule est au contrôle technique, si un conducteur est en congés, ou si un fauteuil plié ne rentre pas avec deux patients. Passez chaque véhicule en revue, sans exception. Vérifiez les places assises réelles, l’emplacement pour un fauteuil plié, la présence d’oxygène si requis, et toute immobilisation prévue: entretien, contrôle technique, panne signalée. Côté RH, cochez repos et congés.

Faites-le avant tout appariement pour éviter des propositions impossibles et la dégradation du taux de partage. Laissez une trace: quelle voiture fait quel tronçon, quels jours un VSL remplace un taxi, quel conducteur connaît les adresses sensibles. Ce mémo évite les flottements à 5 h 45.

La vérification des binômes proposés

Fenêtre de tolérance respectée

Question: à l’aller comme au retour, chaque patient arrive-t-il dans la fenêtre de tolérance convenue avec le centre et acceptée par le patient? En dialyse, quelques minutes se gèrent, pas un quart d’heure si le centre refuse d’ouvrir un poste. Vérifiez contre l’horaire de branchement visé, pas une heure arrondie. Avec un moteur d’appariement, gardez des marges réalistes, en minutes, selon les trajets et la circulation locale.

Détour maximal respecté

Question: le détour pour aller chercher ou déposer le second patient reste-t-il sous votre seuil, en kilomètres et en minutes? Un binôme qui gagne 8 euros sur la tarification du transport partagé mais fait rater la prise en charge suivante n’est pas un binôme. Classez les binômes par gain net et robustesse horaire: on garde ce qui tient tous les jours de la semaine, on laisse de côté ce qui ne tient que le mardi sans embouteillages scolaires.

Ordre de dépose cohérent au retour

Question: au retour, l’ordre de dépose respecte-t-il la fatigue des patients et le ratio distance sur temps? Reposer un patient fragile après 30 minutes de détour n’est tenable que s’il l’accepte explicitement. Testez l’ordre de reprise en prévoyant l’attente post-séance, surtout en dialyse où la sortie peut glisser. Un ordre fixe et clair fait gagner des appels le lundi matin et réduit les refus de partage à l’usage.

Cas particulier à contrôler: le patient qui attend deux fois dans la semaine. C’est la source la plus fréquente de refus. Mieux vaut répartir l’attente entre deux patients différents, ou proposer un binôme un jour et une course individuelle un autre, avec motif archivé. Pour revoir les règles applicables, consultez l’article Transport partagé en taxi conventionné: ce que la règle impose vraiment, puis montez vos scénarios sur la base d’horaires réels. Pour construire proprement un couple à partir des heures de branchement, suivez Construire un binôme de dialyse à partir des heures de branchement.

Le contenu de la feuille de route

La feuille de route conducteur ne doit pas laisser place à l’interprétation. Elle doit permettre de partir à 6 heures sans appel à la régulation. Écrivez ce que le conducteur fera, dans l’ordre, avec les éléments qui font gagner du temps au pas de porte et au portail du centre. Tout oubli se paie en appels, en stress et en courses individuelles de rattrapage.

• Ordre précis des prises en charge et des déposes, aller puis retour.
• Adresses complètes avec étage, digicode, interphone, et particularités d’accès connues.
• Heure de branchement visée et fenêtre d’acceptation indiquée par le centre.
• Mention fauteuil ou oxygène, avec rappel matériel si besoin.
• Durée de séance notée quand elle est stable, utile pour le retour.
• Numéro à appeler en cas de retard de séance au centre, ou consigne écrite du coordinateur.
• Ordre de reprise au retour quand il y a binôme ou trinôme, avec point de rendez-vous.
• Remarque utile: patient à prévenir 10 minutes avant, ascenseur en panne signalé, portail fermé à 12 h 30.

Ajoutez, quand c’est pertinent, la mention accord préalable demandé ou obtenu pour les longues distances. Si vous générez les feuilles dans votre outil de régulation, vérifiez l’édition SMS ou papier: lisibilité, pas de coupure d’adresse, et heure au bon format. Un conducteur bien servi en informations conserve le binôme, ne bascule pas en course individuelle au premier aléa.

Les pièces à archiver avant de fermer la semaine

Les refus de partage reçus

Tout refus de transport partagé doit laisser une trace: qui, quand, pour quelle séance, avec quel motif. Sans cela, votre attestation de taux de partage est fragile. Un registre horodaté et motivé suffit: patient qui refuse d’attendre au retour, contre-indication médicale ponctuelle mentionnée par le centre, rendez-vous médical qui décale la sortie. Rangez ces fiches chaque vendredi, pas en fin de mois.

Les courses individuelles et leur motif

Idem pour les courses restées individuelles: notez le motif exact. Indisponibilité d’un binôme compatible ce jour là, soin avancé de dernière minute, impossibilité matérielle documentée. Rangez avec: les prescriptions médicales de transport et les bons de transport reçus dans la semaine, les retours écrits de la caisse quand vous en avez, et toute consigne des coordinateurs. C’est ce qui crédibilise l’attestation mensuelle de taux de partage et vous couvre en cas de contrôle.

Si vous travaillez avec un outil qui édite automatiquement l’attestation mensuelle par véhicule et par centre, alimentez le dossier au fil de l’eau: chaque refus ouvre une fiche horodatée et motivée, chaque course individuelle porte sa raison. Vous aurez alors, le 1er du mois, un document opposable et présentable à la caisse et au centre de soins, sans ressaisies.

La checklist à imprimer et à plastifier

Voici les douze points à cocher, dans l’ordre, chaque vendredi. Formulez vos réponses noir sur blanc. Si un point n’est pas coché, on ne passe pas au suivant. Cette routine évite les bricolages du lundi matin et stabilise le taux de partage.

1. Récupérer tous les changements de créneaux reçus des centres cette semaine.
2. Pointer les patients hospitalisés, sortants de protocole, et les nouvelles entrées.
3. Enregistrer les prescriptions et bons de transport reçus, Cerfa à l’appui.
4. Bloquer les véhicules immobilisés: entretien, contrôle technique, panne.
5. Pointer les congés et repos conducteurs, véhicule par véhicule.
6. Valider les capacités réelles: places assises, fauteuil plié, oxygène.
7. Générer les propositions de binômes et trinômes et trier par gain et robustesse.
8. Vérifier la fenêtre de tolérance, le détour maximal et l’ordre de dépose.
9. Traiter le cas du patient qui attend deux fois: répartir ou motiver l’exception.
10. Éditer les feuilles de route complètes: adresses, horaires, mentions techniques, numéros utiles.
11. Archiver les refus de partage motivés et les motifs des courses individuelles.
12. Préparer ou mettre à jour l’attestation mensuelle de taux de partage par véhicule et par centre.

Le passage complet de la liste prend de l’ordre de 45 minutes à 1 heure pour 4 à 6 véhicules, selon les cas et les séries en cours. Pour éviter les erreurs récurrentes, relisez les pièges décrits dans Six erreurs de régulation qui font chuter votre taux de partage, puis envoyez uniquement des feuilles de route validées par cette checklist. Une fois envoyées, on n’y revient pas sauf événement médical ou panne avérée.

Pour finir

Votre semaine se joue le vendredi: informations centralisées, contraintes matérielles verrouillées, binômes contrôlés, feuilles de route complètes, pièces rangées. Cette discipline tient le taux de partage et la marge par véhicule et vous donne des preuves opposables en cas de question de la caisse ou du centre. Si vous souhaitez automatiser la génération, le classement des binômes et l’édition des preuves, passez par la génération des feuilles de route dans Binomya pour sécuriser l’envoi du vendredi sans ressaisie.