L annee du taxi conventionne, echeance par echeance

Dans une entreprise de taxi conventionné ou de véhicule sanitaire léger, l’année est rythmée par l’arrêté tarifaire, les contrôles, le taximètre, les accords préalables et les centres qui déplacent leurs créneaux. Sans cadence, tout se mélange. Un calendrier de régulation limite les à-peu-près, fait monter le taux de partage et protège face à la caisse.

Voici l’année type, étape par étape, avec les préparatifs. Objectif : tracer chaque choix de course, limiter les retours à vide, sécuriser les justificatifs quand le Service médical demande pourquoi telle série n’a pas été partagée.

Le début d’année : tarifs et remise à plat du portefeuille

L’arrêté annuel relatif aux tarifs des courses de taxi

Les tarifs sont encadrés par un arrêté national, décliné localement. Le socle reste l’Arrêté du 2 novembre 2015 relatif à la tarification des courses de taxi, consultable sur Legifrance. En début d’année, avant toute annonce à un patient, vérifiez l’arrêté en vigueur et les consignes préfectorales. Un tarif inapplicable se rattrape mal au moment de la facturation ou du contrôle.

Côté transport partagé, pas d’improvisation. Il est mieux rémunéré que l’individuel, avec abattement par patient supplémentaire, mais la règle s’applique service par service et entreprise par entreprise. Relisez les règles du transport partagé en taxi conventionné et consignez une note interne pour la régulation.

Le point sur les séries reconduites

Janvier est la fenêtre pour reprendre vos séries itératives : dialyse, radiothérapie, chimiothérapie, rééducation. Demandez au coordinateur de transport les reconductions, vérifiez la prescription médicale de transport, le bon de transport et les contraintes fauteuil ou oxygène. Ciblez d’abord les journées à fort potentiel de binômes, notamment branchements tôt et débranchements en fin d’après-midi.

Faites une photo nette du portefeuille : adresses, jours, heures, durée, ordres de dépose et de reprise, retours à vide fréquents. Ce tri conditionne le taux de partage sur six mois. Repérez les couples qui s’ignorent et caler, avec le centre, des créneaux groupables avant que les agendas se figent.

Le rythme des contrôles du véhicule et du conducteur

Contrôle technique et entretien

Un véhicule affecté au transport public n’est pas un particulier. Contrôle technique plus fréquent, entretien adapté à un usage quotidien, tolérances spécifiques pour un VSL. Notez les échéances, conservez les procès-verbaux, et, si possible, faites coïncider une révision avec une semaine de moindre volume.

Vérification périodique du taximètre

Le compteur horokilométrique est vérifié périodiquement par un organisme agréé, avec scellés et vignette. Anticipez le rendez-vous. Après intervention, testez une course : affichage, impression du ticket, bon report sur la feuille de route, concordance des éléments obligatoires. Sans preuve de vérification, une contestation peut coûter plus qu’une demi-journée d’immobilisation.

Aptitude du conducteur et formation continue

Visite médicale d’aptitude et formation continue rythment aussi l’année. Les périodicités varient selon les départements : appelez la préfecture, vérifiez les échéances et anticipez les inscriptions. Gardez les documents à jour dans le véhicule. Un oubli administratif immobilise une voiture prête à rouler.

Avant chaque immobilisation planifiée, avertissez les patients concernés et prévoyez un remplacement si vous opérez en roulement. Le calendrier d’une entreprise de transport sanitaire ne supporte pas les absences surprises.

Le printemps : les accords préalables et les nouvelles séries

Les débuts de protocoles arrivent par vagues. Au printemps, les demandes d’accord préalable affluent vers le Service médical de l’Assurance Maladie pour les longues distances et certains transports en série. Partir sans suivre le dossier, c’est risquer le non-remboursement ou devoir justifier après coup une course individuelle partageable. Les consignes générales sont sur ameli.fr, mais la méthode est locale : échange entre prescripteur, patient, entreprise.

Dès réception de la prescription, cadencez la régulation :

• Vérifier le bon de transport : type de séances, adresses, fréquence, contraintes fauteuil ou oxygène, indication de transport itératif.
• Identifier les cas d’accord préalable et alerter le prescripteur immédiatement.
• Suivre le dépôt du dossier, obtenir un accusé ou une information d’instruction, noter la date.
• Ne pas engager une longue distance sans confirmation, proposer une solution partagée temporaire si possible, documenter le choix.

Surveillez les nouveaux créneaux de radiothérapie : fenêtres de binômes et trinômes en fin de matinée et milieu d’après-midi. Un appel au coordinateur du centre, deux semaines avant la première séance, évite l’adaptation en urgence qui fait chuter le taux de partage.

L’été : les fermetures, les remplacements et les créneaux qui bougent

Les roulements de dialyse pendant les congés

Juillet-août, les centres passent en mode congés : créneaux réduits, horaires déplacés, vacations regroupées. Les patients partent, les conducteurs aussi. Un mois avant, recueillez absences patient et conducteur, demandez au centre ses roulements de dialyse et recomposez vos binômes à blanc avec un ordre de dépose et reprise réaliste.

Informez chaque patient, par téléphone ou SMS, des changements. Prévenez les coordinateurs si deux patients habituellement séparés deviennent groupables. Évitez les retours à vide organisés la veille pour le lendemain, qui dégradent la marge par véhicule.

Les patients en dialyse de vacances

Les patients de passage arrivent sans historique, parfois avec des contraintes. Récupérez immédiatement l’adresse, les jours, l’heure de branchement, la durée de séance, et les besoins fauteuil ou oxygène. Intercalez-les là où ils augmentent le taux de partage, pas où ils cassent une feuille de route stable. En cas de doute, voyez la méthode pas à pas de construire un binôme de dialyse à partir des heures de branchement, puis faites valider par le centre.

Ne vendez pas une heure précise si le centre annonce des remplacements. Donnez une fourchette et expliquez que l’objectif est de maintenir le transport partagé malgré les congés. Avec quelques minutes de tolérance, on garde un binôme plutôt que deux individuels.

La rentrée : reprise des protocoles et remontée du volume

À la rentrée, tout revient : séries suspendues, nouveaux protocoles de radiothérapie, reprises de rééducation. C’est, pour beaucoup d’entreprises, le plus gros gisement de binômes. Ne reconduisez pas le planning de juin. Reprenez intégralement les créneaux de chaque centre : jours, heures de branchement et de débranchement, durées réelles. Évaluez, par patient, la marge de manœuvre et cartographiez les trajets groupables.

Cadrez la régulation avec une routine hebdomadaire. Le jeudi, validez séries et absences ; le vendredi, figez les feuilles de route de la semaine suivante et informez les patients. La checklist du vendredi avant d’envoyer les feuilles de route aide à ne rien oublier : refus de partage à documenter, retours à vide évitables, ordres de dépose à affiner.

Si vous travaillez encore au tableau blanc ou au tableur, comparez la méthode artisanale et un moteur d’appariement sous contraintes. À la rentrée, quelques minutes gagnées par tournée se traduisent vite en plusieurs courses partagées dans la semaine. Le taux de partage et la trésorerie s’améliorent dès septembre.

La fin d’année : bilan, taux de partage et négociation des créneaux

Le relevé annuel par véhicule et par centre

Novembre-décembre servent au bilan. Sortez un relevé sur douze mois : taux de partage par véhicule et par centre, liste des séries itératives, décompte des refus de partage exprimés par les patients avec date et motif, comparatif des gains transport partagé versus individuel. Ce relevé protège l’entreprise : quand la caisse demande pourquoi tant de courses individuelles, vous présentez la preuve écrite du taux de partage et les pièces justifiant les exceptions.

Un relevé solide met en lumière les écarts entre centres : certains créneaux favorisent les binômes, d’autres éclatent les retours. C’est une base pour préparer l’année suivante. Classez les itinéraires qui génèrent trop de retours à vide et repérez les plages où un léger décalage rendrait le transport partagé possible.

Le rendez-vous avec le coordinateur de transport

Prenez un créneau avec le coordinateur de chaque centre de dialyse ou de radiothérapie. Arrivez avec vos chiffres, pas des impressions. Proposez des ajustements concrets : deux patients à décaler de quinze minutes, une reprise groupée au lieu de deux individuelles, une table de départ plus resserrée le mardi. Expliquez l’effet sur la continuité du service et la stabilité des conducteurs.

Sur le plan administratif, mettez à jour vos modèles de pièce justificative pour les courses individuelles et vos modèles de feuille de route conducteur. Si un contrôle arrive au dernier moment, vous avez tout sous la main : prescriptions, bons de transport, refus de partage horodatés, et un relevé consolidé par véhicule. La discussion avec la caisse devient factuelle et rapide.

Synthèse et méthode pour tenir l’année

Une année réussie, c’est un enchaînement maîtrisé : arrêté tarifaire vérifié, contrôles planifiés, accords préalables suivis, été préparé, rentrée recartographiée, bilan consolidé. Ce rythme protège le taux de partage et la marge par véhicule. Pour systématiser, alimentez chaque semaine une base claire des séries et transformez les binômes acceptés en feuilles de route, les refus en justificatifs.

Pour aller vite sans perdre la trace écrite, vous pouvez confier le tri aux algorithmes et garder la main, avec le suivi des séances dans Binomya. L’outil sort chaque vendredi les binômes et trinômes possibles, chiffre le gain et génère l’attestation mensuelle de taux de partage, présentable au centre et à la caisse.